POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

Se anexan: AVISO DE PRIVACIDAD TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y el documento de
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS de
DECEUNINCK S.A.S.

Aplica como única política de tratamiento de información para los datos personales registrados en todas las bases de datos que tiene el Responsable del tratamiento DECEUNINCK S.A.S.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes, DECEUNINCK S.A.S., publica su Política de Tratamiento de Información y Datos Personales, en la cual se describe entre otras, el alcance y la finalidad del Tratamiento que realizará DECEUNINCK S.A.S de sus datos personales, así como los procedimientos y mecanismos por medio de los cuales DECEUNINCK S.A.S. hará y permitirá hacer efectivos sus derechos en calidad de Titulares de los Datos Personales.

OBJETIVO: Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por DECEUNINCK S.A.S. para garantizar la privacidad de la información de las personas que nos entregan sus datos personales, los cuales solo se utilizarán de acuerdo con esta política de Tratamiento de Información y Datos Personales.

ALCANCE: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de DECEUNINCK S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGACIONES: Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para DECEUNINCK S.A.S.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: DECEUNINCK S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida el 13 de Marzo de 2017, identificada con el NIT 901066786-2, con domicilio principal en la calle 1 No. 2-05 Sector Aguas Prietas Variante Cartagena- Turbaco, Zona Franca Parque Central, Lotes 14, 15 y 16 de la ciudad de Turbaco, Bolívar, República de Colombia. Página www.deceuninck.co Teléfono 3023992771 en la ciudad de Turbaco, Bolivar.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizará DECEUNINCK S.A.S. con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión para:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Utilizar nuestros productos o servicios de una forma u otra interactuar con DECEUNINCK de alguna manera a través de otros canales de ventas o marketing (por ejemplo, reuniones o citas personales, ferias, redes sociales, etc.)
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por DECEUNINCK S.A.S.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual DECEUNINCK S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Realizar controles de seguridad física.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DECEUNINCK S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Transferir datos personales fuera del país a la compañía matriz de DECEUNINCK S.A.S. para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que le aplican.
• Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales DECEUNINCK S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
• Prestar los servicios ofrecidos por DECEUNINCK S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
• Suministrar la información a terceros con los cuales DECEUNINCK S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

DERECHOS DE LOS TITULARES: Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (I) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (II) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (III) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (IV) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (VI) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS Dependiendo quien sea el titular que se encuentre realizando la Petición, consulta o reclamo, será la la dependencia que tenga a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. La Asesora Legal analizará la Petición, consulta o reclamo y dará trámite a las areas responsables quienes serán: 1) si es un cliente, El área Comercial; 2) si es un proveedor será la Coordinadora de Compras; y 3) si es un Empleado, lo atenderá Recursos Humanos.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, DECEUNINCK S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DECEUNINCK S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-. VIGENCIA: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de Mayo de 2023.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Hacen parte de la política de Tratamiento de Datos personales la AUTORIZACION DE TRATAMIENTO DE DATOS y el AVISO DE PRIVACIDAD, los cuales se adjuntan al presente docuemento:

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS DECEUNINCK S.A.S.

AUTORIZACIONES EXPRESAS HABEAS DATA: En cuanto a datos personales, con la entrega de información por cualquier medio ya sea telefónico, físico o electrónico, el cliente, proveedor, empleado, o asociado de negocio, autoriza de manera previa e informada a DECEUNINCK S.A.S., sus matrices, filiales y asociadas, como responsables del tratamiento de datos, salvo que expresamente se mencione lo contrario, para:

MANEJO DE INFORMACIÓN PERSONAL: Almacenar, consultar, procesar, obtener, actualizar, compilar, tratar, intercambiar, enviar, modificar, emplear, utilizar, eliminar, ofrecer, suministrar, grabar, conservar y divulgar la información financiera y personal, transferirla o transmitirla, nacional o internacionalmente, incluida la que se derive de las reclamaciones y operaciones o que se llegare a conocer, con las finalidades de: a) Cumplir obligaciones legales; b) propósitos comerciales, muestreos, encuestas y mercadeo; c) Análisis de riesgos, evaluaciones, estadísticos, control y supervisión.

COMPARTIR INFORMACIÓN: Con las entidades pertenecientes a su conglomerado corporativo, su matriz, vinculadas, filiales o subsidiarias en Colombia o en el exterior y los terceros que apoyan sus operaciones corporativas, de mercadeo, comerciales, cobranza y de cualquier otra naturaleza, públicos o privados, ya sea para establecer relaciones contractuales, prestación de servicios o de otro tipo, procesamiento de transacciones, entrega de mensajes y para la comercialización de productos o servicios o derivados de alianzas comerciales.

REPORTAR Y CONSULTAR INFORMACIÓN: Sobre obligaciones a los operadores de bases o bancos de datos de información, entre otras compañías, matrices, filiales o subsidiarias, financieras o crediticias con los requisitos legales en materia de protección de datos, con el objeto de verificar la información suministrada.

UTILIZACIÓN Y CONTRATACIÓN BIOMÉTRICA: He sido informado sobre el sistema biométrico como herramienta de identificación, verificación y el reconocimiento de las huellas dactilares, que autorizo a DECEUNINCK S.A.S. para capturar, almacenar, consultar,enviarlas, procesarlas, tratarlas y compartirlas con terceros nacionales o extranjeros que apoyen las operaciones relacionadas con el manejo de datos sensibles, con la finalidad de: i) Validar la identidad del titular de los datos personales ante la Base de Datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil; ii) Firmar electrónicamente contratos, soporte de transacciones y demás documentos que se requieran para la contratación y utilización de los productos y servicios contratados con DECEUNINCK S.A.S.

El cliente, empleado, asociado de negocio o proveedor asegura la veracidad de los datos, así como cuenta con las autorizaciones necesarias para suministrarlos, por lo que éstos serán tratados con confidencialidad, dando cumplimiento a las garantías legales y de seguridad que impone la ley y serán utilizados exclusivamente para las finalidades anteriormente previstas. El cliente, empleado, asociado de negocio o proveedor contará con los derechos que le otorgan las leyes de habeas data y de protección o tratamiento de datos personales y consultará el aviso de privacidad y las políticas de tratamiento de la información disponibles en www.deceuninck.co El cliente, empleado, asociado de negocio o proveedor tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información y podrá solicitar en cualquier momento que no se utilice la información con fines de mercadeo y/o promoción de productos o servicios. He sido informado que el Responsable de tratamiento de los datos es DECEUNINCK S.A.S.

AVISO DE PRIVACIDAD TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DECEUNINCK S.A.S.

De conformidad con las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, y demás normas que las complementen o modifiquen, le informamos que los datos personales y su información serán tratados por DECEUNINCK S.A.S. (en la República de Colombia) mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.

La información y datos personales incluidos los datos sensibles que Usted suministre en las porterías, o cuando ingrese a los edificios y oficinas de DECEUNINCK S.A.S , así como los suministrados en forma física, biométrica o electrónica al momento de solicitar información, realizar operaciones y/o transacciones financieras o en los canales habilitados, contratación o compra de productos, utilización de servicios, y los obtenidos por la utilización de cámaras de video en los diferentes sitios de nuestras instalaciones, serán utilizados para los siguientes fines: a) Verificación de identidad del cliente, usuario o potencial cliente, b) registro fílmico para la seguridad de las personas, bienes, instalaciones y la realización de operaciones, servicios y transacciones; c) consultar, capturar almacenar y verificar la huella dactilar ante la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, firmar y aceptar contratos, operaciones y transacciones con la huella dactilar; d) Almacenar, consultar, procesar, obtener, actualizar, compilar, tratar, intercambiar, modificar, eliminar, emplear, utilizar, suministrar, ofrecer, grabar, conservar y divulgar la información personal, corporativa y financiera; d) compartir, transferir, transmitir local o internacionalmente a filiales, vinculadas, la matriz y sus filiales, subsidiarias o vinculadas ya sea en Colombia o en el exterior, con entidades de naturaleza pública o privada, ya sea para establecer relaciones contractuales con terceros, prestación de servicios, alianzas comerciales o para implementar servicios de computación en la nube; e) para el cumplimiento de obligaciones legales; (f) Efectuar encuestas, estudios de mercadeo y del sector, suministrar información de contacto comercial; poder evaluar, simular o viabilizar el otorgamiento de productos ofrecidos por la entidad.

Le recordamos que DECEUNINCK S.A.S. utiliza cookies (propias y de terceros) en el sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales. Lo anterior con el fin de mejorar y optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con sus preferencias. Al navegar por nuestro sitio web, utilizar nuestras plataformas y/o nuestros aplicativos digitales, usted autoriza y acepta el uso de las cookies correspondientes.

Es facultativo que nos autorice el tratamiento de datos sensibles (fotos, huellas dactilares, datos biométricos o de menor edad). Los datos serán conservados de conformidad con lo previsto en la Ley. Agradecemos su autorización y colaboración con los procesos de seguridad de ingreso a las instalaciones y realización de operaciones. Entendemos que la imposición de la huella dactilar en el captor biométrico y/o la solicitud de trámites, productos o servicios, así como su ingreso, es una conducta inequívoca que permite concluir que usted autoriza de manera libre, inequívoca e informada el tratamiento de los datos personales.

Recuerde que si es menor de 18 años la autorización debe ser emitida por su Representante Legal, y que como titular de los datos le asisten los siguientes derechos: a) conocer, actualizar, rectificar su información; b) oponerse al tratamiento; c) revocar su autorización; c) solicitar prueba de la autorización; d) acceder de forma gratuita a los datos, en los términos consagrados en la Política de Tratamiento de Datos Personales del Banco; e) presentar consultas, reclamos o petición de información, a través del correo colombia@deceuninck.com o de la línea telefónica +57 3023992771. En DECEUNINCK S.A.S estamos comprometidos con el responsable y debido tratamiento de datos personales, para mayor información sobre nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales consulta la página web www.deceuninck.co